E-Mail:
Was beim Schreiben zu beachten ist
Schnell sind E-Mails am Computer geschrieben und noch viel schneller
abgeschickt. Aber auch bei der E-Mail muss die Form stimmen, und es gibt
gesetzliche Pflichtangaben. Was sollte man also beachten?
 Am Anfang steht die Frage,
ob eine E-Mail überhaupt notwendig ist. Als CC-Empfänger ist
eine Antwort oft nicht erforderlich.
Viele Menschen neigen
dazu, einfach nur ein paar Sätze einzutippen und nicht einmal eine
Anrede oder eine Abschiedsfloskel zu verwenden. Dies ist unter Geschäftspartnern
absolut tabu. Als Anrede ist in der geschäftlichen Korrespondenz
„sehr geehrte ...“ und die „Sie-Form“ sinnvoll. Nur
bei vertrauteren Personen darf es das „Du“, ein „Hallo“
oder „Lieber“ sein. Der Gruß „Hi“ ist nur im
privaten Bereich angemessen.
E-Mails sollten kurz
gehalten werden, ein aussagefähiger Betreff ist wichtig. Die Antwort
sollte immer vor der zu beantwortenden Nachricht stehen. Selbstverständlich
ist vor dem Versenden die korrekte Rechtschreibung zu prüfen und
die Groß- und Kleinschreibung zu beachten. Im E-Mail-Programm ist
dafür eine Rechtschreibprüfung vorhanden.
Die Priorisierung einer
E-Mail mit einem roten Ausrufezeichen zeigt dem Empfänger, welche
Nachricht er schnellstmöglich aufrufen sollte. Wird jedoch jede Nachricht
mit der höchsten Stufe belegt, kann dies zum echten Nervfaktor werden.
Bei E-Mails, die Geschäftsbriefe
darstellen, ist eine korrekte Signatur Pflicht. Die E-Mail muss die gleiche
Angaben haben wie die klassische Briefform. Das sind je nach Rechtsform
der vollständige Firmenname, das zuständige Registergericht
und die Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und der
Name des Aufsichtsratsvorsitzenden.
Quellen:
Staatsanzeiger Nr. 39 v. 2.10.2008
BNN Anzeigensonderveröffentlichung vom 19.11.2008
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